Movestics dataskyddspolicy för rekryteringar
Så behandlar vi dina personuppgifter
För att du ska förstå hur vi hanterar dina personuppgifter inom ramen för vår rekryteringsprocess har vi skapat denna dataskyddspolicy. Dataskyddspolicyn förklarar bland annat hur vi samlar in, använder och skyddar dina uppgifter samt vilka rättigheter du har.
Movestic Liv & Pension består av Movestic Livförsäkring AB och dess dotterbolag Movestic Fonder AB. De jobbannonser som finns på vår rekryteringssida kan vara jobb på livförsäkringsbolaget eller fondbolaget. Beroende på vilket jobb du har sökt är antingen Movestic Livförsäkring AB eller Movestic Fonder AB personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
1. Varför och hur vi behandlar uppgifterna, vilka uppgifter vi behandlar, och laglig grund för behandlingarna
Med personuppgifter menas uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en levande person, i detta fall dig som jobbsökande eller dig som lämnats som referens. Behandling av personuppgifter innefattar all hantering av personuppgifter, såsom insamling, registrering, ändring och lagring.
Personuppgifterna samlas in direkt från dig när du skickar in en ansökan till oss och löpande under rekryteringsprocessen. Vi behandlar även uppgifter om dig som vi får från de referenser som du lämnar till oss samt det testresultat som genereras i det verktyg vi använder för genomförande av arbetsrelaterade tester. Om vi använder oss av externa rekryterare kan vi även få information om dig via den externa rekryteraren. Information kan även samlas in via koncernbolag i de fall en ansökan bedöms passa för en annan jobbmöjlighet inom koncernen.
Ändamålet med behandlingen är att vi ska kunna hantera rekryteringar och hitta bästa möjliga kandidat för respektive rekrytering samt för att, i tillämpliga fall, efterleva relevant reglering. Om du inte lämnar personuppgifter till oss som vi behöver behandla på grund av lag eller avtal, kan följden bli att vi inte kan rekrytera dig eftersom behandlingen av uppgifterna är nödvändig för att vi ska kunna anställa dig.
Nedan beskriver vi vilka personuppgifter som behandlas i de olika stegen när du söker jobb hos oss. De uppgifter som behandlas i första steget kommer även behandlas löpande under hela rekryteringsprocessen.
När du skickar in en ansökan till oss
När du registrerar dig via vår rekryteringstjänst och skickar in en ansökan så kommer vi behandla följande personuppgifter om dig.
- Identifierings- och kontaktuppgifter, t.ex. namn, adress, ålder, foto, kön, e-postadress, telefonnummer.
- Uppgifter i CV och personligt brev, t.ex. anställningsuppgifter och arbetsrelaterad information, titlar, erfarenhet, betyg, intyg och utbildningar.
Laglig grund: Vårt berättigade intresse att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk. Om du ger oss ditt samtycke till att spara dina uppgifter för framtida rekryteringar är vår lagliga grund detta samtycke. Du kan när som helst återkalla detta genom att kontakta oss.
När du intervjuas av oss
Under rekryteringsprocessen kommer vi att ha en eller flera avstämningar och intervjuer med dig. I detta steg kan vi komma att få ytterligare personuppgifter om dig, så som arbetsrelaterad och privat information som inte framgår av den ansökan du skickat in till oss. Det kan handla om kompetenser, löneanspråk, fritidsintressen och annan liknande information som du berättar under samtalet med oss.
Vi kommer behandla uppgifter genom att notera det du nämner under samtalet. Informationen kommer behandlas löpande i den fortgående rekryteringsprocessen.
Laglig grund: Vårt berättigade intresse att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
När du genomför tester
Vid genomförande av arbetsrelaterade tester kommer vi att behandla testresultaten. För registrering i det verktyg vi använder oss av vid genomförande av tester behöver du ange e-postadress, kön och namn.
Laglig grund: Vårt berättigade intresse att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
När vi genomför bakgrundskontroller och lämplighetsbedömningar
För vissa tjänster och roller behöver vi genomföra bakgrundskontroller och/eller lämplighetsbedömningar. Detta är till exempel aktuellt om du söker en tjänst hos Movestic Livförsäkrings AB som omfattas av regelverket avseende försäkringsdistribution eller en tjänst hos Movestic Fonder AB som omfattas av Swedsecs regelverk. I dessa fall behöver vi behandla den information om dig som krävs enligt tillämplig reglering och våra interna riktlinjer. Det kan till exempel handla om utdrag ur belastningsregistret, ekonomisk information och tillståndsrelaterad information.
Laglig grund: Fullgöra rättsliga förpliktelser, vårt berättigade intresse att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
När vi kontaktar en referens
Vid referenstagning kan vi behandla ytterligare personuppgifter om dig som referenten nämner. Det kan handla om dina kompetenser, tidigare arbetsuppgifter, information om din personlighet och andra arbetsrelaterade uppgifter.
För dig som är referensperson kommer vi att behandla de identifierings- och kontaktuppgifter samt arbetsrelaterad information som den jobbsökande gett in till oss, t.ex. namn, e-postadress och arbetsplats.
Laglig grund: Vårt berättigade intresse att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.
När vi skriver anställningsavtal
Vid ingående av avtal behandlar vi personuppgifter som krävs för att ingå anställningsavtalet med dig. Det kan handla om löneuppgift och vilken tjänst du kommer ha hos oss. Vi behöver även behandla ditt personnummer för att upprätta och ingå avtalet.
Laglig grund: För att kunna ingå anställningsavtalet med dig.
2. Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Endast de medarbetare hos Movestic eller eventuella externa rekryterare som behöver ta del av personuppgifterna inom ramen för rekryteringsprocessen kommer att ta del av dem. Om din ansökan skulle passa bra för en jobbmöjlighet på ett annat bolag inom koncernen, kan vi komma att dela din ansökan med sådant bolag. Om det blir aktuellt kommer vi att kontakta dig innan ansökan delas.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med andra mottagare, som t.ex. leverantörer, myndigheter, domstol och externa nämnder. Vi delar endast dina personuppgifter om det finns en rättslig grund för överföringen, exempelvis när det behövs för att vi ska kunna ta del av din information inom rekryteringsprocessen eller om det skulle uppstå något juridiskt skäl som gör att vi behöver behandla uppgifterna.
3. Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi ser till att i största möjliga mån behandla dina personuppgifter inom Europeiska unionen/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EES), men uppgifterna kan i begränsad omfattning komma att överföras eller tillåtas åtkomst från ett land utanför EU/EES (tredjeland). Om Movestic överför dina uppgifter till en mottagare i ett tredjeland vidtar vi särskilda lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa att dina rättigheter och friheter tillvaratas.
Sådana skyddsåtgärder inkluderar bland annat:
- EU-kommissionens beslut avseende adekvat skyddsnivå för det tredjelandet. Ett sådant beslut innebär att landet har en integritetsskyddslagstiftning som motsvarar skyddsnivån som krävs inom EU/EES. Se vidare Adequacy decisions | European Commission (europa.eu)
- EU-kommissionens standardavtalsklausuler som ingåtts mellan Movestic och mottagaren i det tredjelandet. Användningen av sådana klausuler innebär att mottagaren åtar sig att skydda dina personuppgifter på ett sätt som motsvarar skyddsnivån som gäller inom EU/EES. Kontakta oss om du vill få en kopia av det avtal som ingåtts mellan Movestic och mottagaren i det tredjelandet.
4. Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter sparas inte längre än nödvändigt. Vi sparar dina uppgifter så länge som vi behöver dem för att bedöma dig som kandidat för en viss tjänst. Vi raderar dina personuppgifter två år efter beslut om tillsatt tjänst.
Om du samtycker till att vi sparar dina uppgifter för framtida rekryteringsbehov lagrar vi uppgifterna i 24 månader från det att du har lämnat ditt samtycke till detta. Du kan när som helst återkalla detta samtycke.
5. Dina rättigheter
Du har vissa rättigheter i fråga om de personuppgifter vi behandlar om dig. Nedan kan du läsa mer om dina rättigheter. Om du vill använda någon av dina rättigheter kan du göra det genom att kontakta oss. Kontaktuppgifter hittar du lite längre ner i texten på denna sida. Du kan även läsa mer om dina rättigheter på den svenska dataskyddsmyndighetens hemsida här: IMY.se.
A) Begära tillgång (registerutdrag)
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig. Det innebär att du har rätt att få information om hur Movestic behandlar dina personuppgifter samt få en kopia av uppgifterna. Din rätt till tillgång kan emellertid i vissa fall begränsas av lagstiftning, skydd av annan persons privatliv eller med hänsyn till skyddet av Movestickoncernens affärshemligheter. För att du ska få tillgång till informationen behöver du identifiera dig så vi vet att det verkligen är du som begär att få ut uppgifterna. Detta för att säkerställa att ingen obehörig ska ta del av dem.
B) Begära rättelse
Om personuppgifterna är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas om de är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.
C) Begära radering
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller i följande fall:
- Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
- Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar det, under förutsättning att det inte finns någon annan laglig grund som gör att vi får behandla uppgifterna.
- Om du invänt mot en personuppgiftsbehandling som sker på grund av vårt berättigade intresse och det saknas skäl som väger tyngre än ditt intresse.
- Om dina personuppgifter skulle ha behandlats på ett olagligt sätt.
- Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
Under vissa omständigheter kan vi dock behöva behålla och använda dina uppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser eller för att, fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I dessa fall är vi förhindrade att radera personuppgifterna. Du kan även ha rätt att invända mot en behandling. Läs mer om detta nedan.
D) Begränsning av behandling av personuppgifter
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om du anser att de personuppgifter vi behandlar om dig inte är korrekta, att behandlingen inte är förenlig med lag eller att personuppgifterna inte längre behövs för att uppnå ändamålet med behandlingen. Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas innebär det att vi endast kommer att behandla dessa för lagring, med stöd av ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Du kan även begära att vi ska begränsa behandlingen av dina personuppgifter under den tid som vi utreder om uppgifterna är korrekta eller om du har rätt att invända mot en behandling.
E) Rätt att invända
Du har rätt att invända mot sådan behandling av personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse. Det innebär att vi i så fall endast kommer att behandla uppgifterna om vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av att avsluta behandlingen eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
F) Rätt till dataportabilitet
Du har i vissa fall rätt att få ut personuppgifter som du lämnat till oss, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Detta gäller endast personuppgifter som du själv lämnat och som behandlas med stöd av samtycke eller för att fullgöra ett avtal. Om det är säkert och tekniskt möjligt kan vi också föra över personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för att du ska få informationen är att du har identifierat dig. Det är för att säkerställa att ingen obehörig ska ta del av dina uppgifter.
G) Rätt att återkalla samtycke
Om behandlingen av dina personuppgifter grundas på samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar dock inte lagligheten av den behandling som utfördes innan samtycket återkallades.
H) Rätt att lämna in klagomål
Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter på rätt sätt. Du hittar kontaktuppgifterna till IMY här.
8. Kontaktuppgifter
Movestic Livförsäkring AB med org. nr. 516401-6718 är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid ansökningar av jobb på detta bolag. Du kan kontakta oss på adressen kund@movestic.se, 08-120 39 320 eller på Movestic Livförsäkring AB, Box 7853, 103 99 Stockholm.
Movestic Livförsäkring AB har även utsett ett dataskyddsombud. Du kan kontakta dataskyddsombudet på adressen dataskyddsombud@movestic.se eller på Movestic Livförsäkring AB c/o Dataskyddsombudet, Box 7853, 103 99 Stockholm. Om du har frågor eller synpunkter som gäller vår dataskyddspolicy är du välkommen att vända dig till dataskyddsombudet.
Movestic Fonder AB med org. nr. 556760-8780 är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas vid ansökningar av jobb på detta bolag. Du kan kontakta oss på adressen info@movesticfonder.se, 08 - 120 392 00 eller på Movestic Fonder AB, Box 7853, 103 99 Stockholm.
9. Ändringar
Vid var tid gällande dataskyddspolicy finns alltid publicerad via vår rekryteringstjänst. Den kan dock komma att uppdateras över tid. Om förändringarna är väsentliga kommer vi att meddela dig om uppdateringarna.
